Chính Sách Shichida
Chính Sách Riêng Tư, Bảo Mật, Điều Khoản Dịch Vụ và Sản Phẩm của Shichida trên lãnh thổ Việt Nam.
1. Mục Đích và Phạm Vi Áp Dụng | 2. Định Nghĩa Dịch Vụ, Sản Phẩm | 3. Quy Tắc Lớp Học | 4. Thông Tin Liên Lạc | 5. Giá và Học Phí | 6. Bảo Mật | 7. Quyền Riêng Tư | 8. Chống Lạm Dụng, An Ninh, Giám Sát | 9. Miễn Trừ Trách Nhiệm | 10. Ngưng, Chấm Dứt Dịch Vụ, Liên Lạc | 11. Pháp Lý
1. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
Viện Giáo dục Shichida Việt Nam trân trọng chào đón Quý Phụ huynh và Khách hàng. Các điều khoản và chính sách quy định dưới đây xác lập quyền, nghĩa vụ và các nguyên tắc phối hợp giữa Viện Giáo dục Shichida Việt Nam (sau đây gọi là “Viện”) có mã định danh 0311721678 và Quý Phụ huynh/Khách hàng (sau đây gọi là “Phụ huynh”) trong quá trình sử dụng dịch vụ giáo dục và mua sắm sản phẩm do Viện cung cấp. Khi văn bản này đề cập đến “Con ”, được hiểu là trẻ em mà Phụ huynh có quyền giám hộ hợp pháp theo quy định pháp luật hiện hành. Các dịch vụ liên quan đến “Con ” được cung cấp trên cơ sở sự đồng ý, chấp thuận và cam kết tuân thủ đầy đủ các điều khoản của Phụ huynh.
Bằng việc hoàn tất thủ tục đăng ký khóa học hoặc mua sản phẩm, Quý Phụ huynh xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý tuân thủ toàn bộ các điều khoản quy định tại văn bản này.
2. ĐỊNH NGHĨA DỊCH VỤ, SẢN PHẨM
Việc cung cấp các dịch vụ của Viện sẽ được thực hiện dựa trên cơ sở lựa chọn của Phụ huynh và chỉ khi Phụ huynh đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thanh toán học phí theo đúng quy định hiện hành. Viện chỉ chịu trách nhiệm đối với các dịch vụ mà Phụ huynh đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán học phí theo cam kết. Đối với các dịch vụ thứ cấp, dịch vụ do bên thứ ba cung cấp hoặc các dịch vụ bổ sung, Viện không chịu bất kỳ trách nhiệm nào liên quan đến tính liên tục, chất lượng hoặc các điều khoản khác phát sinh từ việc cung cấp các dịch vụ này.
Mọi quyền và nghĩa vụ liên quan đến các dịch vụ thứ cấp, dịch vụ do bên thứ ba cung cấp hoặc dịch vụ bổ sung sẽ được xác lập trực tiếp giữa Phụ huynh và bên cung cấp dịch vụ tương ứng, Viện được miễn trừ toàn bộ trách nhiệm đối với mọi khiếu nại, tranh chấp hoặc thiệt hại phát sinh từ các dịch vụ nêu trên.
2.1. Dịch Vụ, Sản Phẩm Cơ Bản
Tất cả các dịch vụ cơ bản do Viện Giáo dục Shichida Việt Nam cung cấp đều được công bố công khai trên trang thông tin điện tử chính thức của Viện tại địa chỉ www.shichida.edu.vn. Các dịch vụ cơ bản này bao gồm nhưng không giới hạn trong các khóa học Giáo dục Sớm Shichida, Thai Giáo Shichida, Shichida Online, Trí Tuệ Cảm Xúc Thể Chất Shichida, Tiếng Anh cho Trẻ Sơ Sinh Shichida, bản Đánh Giá Phát Triển cho Trẻ (CDA), các chương trình và khóa học dành cho cha mẹ (bao gồm tọa đàm, hội thảo, Conference, seminar, workshop, Parenting Course), cũng như các chương trình học bổ sung dành cho người thực hành theo phương pháp Shichida nhằm mục đích đạt được tín chỉ thực hành theo phương pháp Shichida, phù hợp với định nghĩa và điều kiện được công bố trên website chính thức của Viện. Việc sử dụng các dịch vụ trên được thực hiện trên cơ sở tự nguyện, đồng ý và cam kết tuân thủ đầy đủ các điều khoản, điều kiện của Viện Giáo dục Shichida Việt Nam.
Các sản phẩm cơ bản của Viện Giáo dục Shichida Việt Nam bao gồm học liệu, học cụ do Viện trực tiếp sản xuất hoặc gia công công nghiệp, có gắn nhãn hiệu Shichida, Brainworks, Brainfiniti. Các sản phẩm cơ bản này có thể bao gồm thùng MagicX học liệu, thẻ học liệu và các vật dụng khác phục vụ cho mục đích giáo dục, được sản xuất theo quy trình và tiêu chuẩn chất lượng đã được Viện công bố.
2.2. Dịch Vụ, Sản Phẩm Thứ Cấp
Các dịch vụ và sản phẩm thứ cấp là những dịch vụ và sản phẩm mà Viện cung cấp, tặng kèm, giảm giá cho Phụ huynh mà Phụ huynh không phải trả tiền, được đăng tải trên website chính thức của Viện, bao gồm nhưng không giới hạn các dịch vụ và sản phẩm như sau: Thư viện, Nhận xét Buổi học, các Bản Đánh Giá Phát Triển cho Trẻ (CDA) từ buổi thứ hai trở đi (trừ trường hợp Phụ huynh thanh toán phí cho các buổi CDA đó), các sách do Viện phối hợp với các nhà xuất bản tại Việt Nam phát hành (bao gồm cả sách giấy và sách nói), các podcast hướng dẫn đồng hành cùng Phụ huynh nuôi dạy Con, Brillkids và các chương trình hỗ trợ dạy ngôn ngữ, toán, âm nhạc sớm cho trẻ, hibaby.ai và các dịch vụ liên quan đến việc phân tích tiếng khóc của trẻ và hỗ trợ sự phát triển của trẻ, Hội Phụ huynh Shichida chính thức trên website và trên trang Facebook chính thức, các chương trình vì cộng đồng như khuyến học, khuyến đọc.
Viện Giáo dục Shichida Việt Nam không chịu trách nhiệm về tính liên tục, chất lượng hoặc các điều khoản khác phát sinh từ việc cung cấp các dịch vụ và sản phẩm thứ cấp này. Mọi quyền và nghĩa vụ liên quan sẽ được xác lập trực tiếp giữa Phụ huynh và bên cung cấp dịch vụ/sản phẩm tương ứng. Viện được miễn trừ toàn bộ trách nhiệm đối với mọi khiếu nại, tranh chấp hoặc thiệt hại phát sinh từ việc sử dụng các dịch vụ, sản phẩm thứ cấp nêu trên.
2.3. Dịch Vụ, Sản Phẩm từ Bên Thứ Ba
Các dịch vụ và sản phẩm này thường được cung cấp bởi các đối tác hợp pháp của Viện Giáo dục Shichida Việt Nam, và Viện sử dụng các dịch vụ của đối tác để phục vụ mục đích thông tin, liên lạc hoặc chuyển tải giá trị của Viện đến Phụ huynh. Viện sẽ thông báo chi tiết về các dịch vụ và sản phẩm này trên website chính thức của Viện, bao gồm nhưng không giới hạn các dịch vụ và sản phẩm như: Microsoft Teams, các loại đồ chơi sử dụng cho học cụ, học liệu. Viện không chịu trách nhiệm về tính liên tục, chất lượng hoặc các điều khoản phát sinh từ việc cung cấp các dịch vụ và sản phẩm này; mọi quyền và nghĩa vụ liên quan sẽ được xác lập trực tiếp giữa Phụ huynh và bên cung cấp dịch vụ/sản phẩm tương ứng. Viện được miễn trừ toàn bộ trách nhiệm đối với mọi khiếu nại, tranh chấp hoặc thiệt hại phát sinh từ việc sử dụng các dịch vụ, sản phẩm do bên thứ ba cung cấp.
2.4. Con Người Cung Cấp Dịch Vụ
Phụ huynh cam kết tuân thủ mọi sự sắp xếp của Viện về giáo viên hướng dẫn việc học cho Con . Các giáo viên từ Viện có bằng đại học hoặc các bằng cấp cao hơn, đồng thời phải tuân thủ các quy tắc giảng dạy tại Viện, đã hoàn thành đào tạo chuyên môn giáo dục tại Viện với tín chỉ đạt tiêu chuẩn đạt trên 85% tổng số điểm các bài thi đánh giá lý thuyết và thực hành tại Việt Nam và Nhật Bản.
Việc thay đổi giáo viên là một quy trình giáo dục bắt buộc trong quá trình học tập tại Viện, nhằm mục đích dạy và rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đáp ứng và thích ứng cho Con mà điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường thế giới thay đổi nhanh chóng, cũng như phát triển khả năng tiếp nhận kiến thức từ nhiều kiểu tâm lý, tính cách người hướng dẫn khác nhau. Viện đào tạo Con kỹ năng học tập các năng lực từ 64 kiểu tâm lý, tính cách của giáo viên giảng dạy khác nhau. Do đó, yêu cầu thay đổi giáo viên là một trong những yêu cầu bắt buộc trong quá trình Con học tại Viện. Điều này bảo đảm Con có thể học và tiếp thu kiến thức từ đa dạng nguồn, tránh việc suy giảm chất lượng giảng dạy do tâm lý tự mãn tự nhiên của Con người. Quy định này được áp dụng nghiêm ngặt và có giá trị pháp lý, là cơ sở để các bên thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Viện và pháp luật hiện hành.
2.5. Chất Lượng
Các buổi học, dịch vụ và sản phẩm do Viện cung cấp sẽ được kiểm tra chất lượng, dự thính, đánh giá mà không cần phải báo trước, tuân thủ các quy tắc sư phạm và tôn trọng tâm lý. Việc kiểm soát chất lượng nằm trong khả năng kiểm tra bất kỳ tối đa 15% số buổi học với các đánh giá kín không chia sẻ. Quy trình kiểm tra, giám sát này là bước quan trọng nhằm thường xuyên nâng cao chất lượng dịch vụ. Phụ huynh đồng ý và cam kết không phản đối, khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường đối với các hoạt động kiểm tra chất lượng nêu trên, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan của Viện và pháp luật hiện hành.
3. QUY TẮC LỚP HỌC
3.1. Hướng Dẫn Nhập Học
Trước khi bắt đầu buổi học đầu tiên, Quý Phụ huynh sẽ được tham dự buổi Hướng dẫn Nhập học với các nội dung sau:
a. Giới thiệu tổng quan về Trung tâm nơi Con sẽ theo học;
b. Trình bày các quy tắc an toàn áp dụng tại Trung tâm;
c. Giải thích các hoạt động cơ bản diễn ra trong lớp học;
d. Phổ biến nội quy của Viện Giáo dục Shichida;
e. Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng tài khoản trên website và liên kết Facebook.
Buổi hướng dẫn có thời lượng tối thiểu từ 30 (ba mươi) phút, phải được tổ chức tối thiểu 01 (một) ngày trước buổi học chính thức với phụ huynh nên trực tiếp đến trung tâm Shichida. Khi tham dự buổi hướng dẫn, Phụ huynh không đưa Con đi cùng để đảm bảo sự tập trung và hiệu quả tiếp nhận thông tin.
3.2. Trước Khi Vào Lớp Học
Mỗi học viên dưới 6,5 tuổi khi vào lớp đều bắt buộc phải có một phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp (ba hoặc mẹ) đi cùng. Chỉ những người có tư cách giám hộ hợp pháp mới được phép đưa học viên vào lớp. Nếu người đưa học viên không phải là giám hộ hợp pháp mà là người học chung với học viên, phụ huynh phải đồng ý để người đó chịu hoàn toàn trách nhiệm về an toàn và kết quả học tập của học viên, đồng thời phải đăng ký trước với Viện. Viện có quyền từ chối không cho người chưa đăng ký hoặc chưa thông báo trước vào học cùng học viên.
Khi đưa học viên đến Viện, phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp phải có trách nhiệm quản lý học viên, đảm bảo học viên không gây ảnh hưởng tới người khác (ví dụ: chạy nhảy, la hét, có hành vi bạo lực) tại lớp học hoặc khu vực chờ. Học viên luôn phải được phụ huynh hoặc người thân trông giữ cả trong và ngoài lớp học. Viện sẽ không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ sự cố an ninh hay an toàn nào xảy ra với học viên, kể cả khi sự cố xảy ra tại cơ sở của Viện.
Anh, chị, em hoặc các thành viên khác trong gia đình không được phép vào lớp học hoặc quan sát lớp trong thời gian diễn ra buổi học, nhằm đảm bảo chất lượng lớp học và tránh ảnh hưởng đến học viên và những người khác.
Trình trạng bệnh lý: Phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp nên chủ động cung cấp đầy đủ thông tin về tình trạng sức khỏe và bệnh lý của Con, của chính mình và những người giám hộ còn lại (bao gồm các bệnh mãn tính, dị ứng, hoặc các vấn đề y tế đặc biệt), cũng như thông tin về sức khỏe của người giám hộ nếu có. Nếu Con hoặc người giám hộ đang điều trị tạm thời hoặc thường xuyên (ví dụ: sử dụng thuốc, có thiết bị y tế hỗ trợ), vui lòng thông báo chi tiết cho Trung tâm thông qua kênh liên lạc chính thức trước khi Con vào lớp. Việc này giúp Trung tâm có thể nhanh chóng áp dụng các biện pháp hỗ trợ phù hợp trong trường hợp khẩn cấp, đảm bảo an toàn tối đa cho Con và người giám hộ.
Kiểm tra nhiệt độ cơ thể: Để đảm bảo sức khỏe cho học viên và môi trường lớp học, mỗi học viên khi đến Viện sẽ được đo nhiệt độ cơ thể. Nếu nhiệt độ của con không vượt quá 38,2°C thì con được phép vào lớp. Trong trường hợp con vừa đi từ ngoài vào Viện, con sẽ được hỗ trợ ngồi nghỉ từ 10 đến 15 phút để cơ thể ổn định lại, sau đó Viện sẽ tiến hành đo lại nhiệt độ cho con. Nếu nhiệt độ của con nằm trong mức cho phép, con có thể tham gia lớp học bình thường. Tuy nhiên, nếu sau 3 lần đo mà nhiệt độ vẫn vượt quá 38,2°C, Viện sẽ đề nghị phụ huynh cho con nghỉ buổi học hôm đó, đồng thời lên lịch học bù cho con theo quy định của Viện.
Trong trường hợp ba hoặc mẹ của học viên có dấu hiệu bị cảm hoặc sốt, người có triệu chứng nên ra về và để con vào lớp cùng người còn lại để tránh lây bệnh cho các học viên khác. Tất cả các vật dụng cá nhân phải được đặt vào tủ khóa của Viện để đảm bảo an toàn. Điện thoại, thiết bị điện tử, thiết bị ghi âm, ghi hình và các thiết bị phát sóng điện từ đều phải để bên ngoài, trong tủ khóa, nhằm bảo vệ sức khỏe học viên khỏi sóng điện từ và đảm bảo quyền sở hữu trí tuệ đối với tài liệu học tập của Viện.
Xử lý trường hợp đến muộn: Nếu phụ huynh không thể đến đúng giờ, cần chủ động thông báo cho Viện trước khi buổi học bắt đầu. Trong trường hợp phụ huynh đến khi giáo viên đang thực hiện các hoạt động khởi động, kích thích khả năng tập trung của học viên, Viện sẽ yêu cầu phụ huynh chờ bên ngoài cho đến khi các hoạt động này kết thúc để tránh làm gián đoạn lớp học. Nếu đến muộn quá 30 phút so với giờ học, Viện có quyền không cho con tham gia buổi học hôm đó và buổi học này không được xếp lịch học bù.
Để đảm bảo sức khỏe và sự thoải mái cho con khi tham gia lớp học, phụ huynh hãy dẫn con đi vệ sinh và rửa tay sạch sẽ ngay khi đến Viện và trước khi vào lớp. Việc này giúp con sẵn sàng tiếp thu bài học với hiệu quả cao nhất.
Phụ huynh không được mang thức ăn hoặc nước uống vào lớp. Nếu con cảm thấy đói hoặc khát, phụ huynh cần đưa con ra ngoài để ăn uống. Riêng đối với trẻ dưới 1 tuổi, phụ huynh có thể mang theo sữa (đựng trong bình có nắp kín), hoặc mẹ có thể cho bé bú trong lớp.
Phòng học được điều chỉnh nhiệt độ ổn định trong khoảng 24°C đến 26°C. Để con dễ dàng thích nghi, phụ huynh nên chuẩn bị áo khoác mỏng cho con mang theo khi đến lớp.
3.3. Trong Lớp Học
Lớp học diễn ra nhanh với nhiều hoạt động liên tục, vì vậy phụ huynh cần tập trung lắng nghe và tích cực tham gia cùng con trong suốt buổi học. Nếu có thắc mắc về nội dung bài học, phụ huynh nên chờ đến khi kết thúc buổi học để trao đổi và nhận giải đáp từ giáo viên. Để đảm bảo chất lượng lớp học và giúp con phát huy khả năng, phụ huynh không được ghi chép trong lớp mà hãy tập trung tận hưởng thời gian học cùng con. Mỗi buổi học kéo dài khoảng 50-55 phút, với số lượng hoạt động từ 20 đến 25. Khi giáo viên thu dọn đồ dùng, phụ huynh cần phối hợp và hỗ trợ để con tham gia đầy đủ tất cả các hoạt động.
Trong lớp, phụ huynh chỉ nên nói nhỏ vào tai con để tránh làm ảnh hưởng đến các học viên khác (âm lượng không nên vượt quá 70 decibel). Nếu con có biểu hiện gây ồn ào hoặc chạy nhảy trong lớp, phụ huynh cần giữ con lại hoặc đưa con ra ngoài để giúp con ổn định tinh thần, sau đó mới cho con trở lại lớp.
Phụ huynh cần giữ thái độ bình tĩnh, tuyệt đối không sử dụng lời nói tiêu cực hoặc so sánh con với các học viên khác. Đồng thời, hãy hợp tác chặt chẽ với giáo viên để xây dựng môi trường học tập tích cực và hiệu quả cho con.
Khi ra vào lớp học, phụ huynh cần đóng cửa ngay sau khi mở và nếu cần thiết, hãy nhờ bộ phận chăm sóc khách hàng hỗ trợ mở cửa. Không được mang điện thoại, thiết bị phát sóng điện từ, thiết bị ghi âm, ghi hình vào lớp học, trừ khi đó là thiết bị phục vụ cho mục đích giảng dạy của Viện.
3.4. Sau Giờ Học
Phụ huynh nên dành thời gian luyện tập các hoạt động mà Con đã học tại lớp ngay tại nhà, theo hướng dẫn cụ thể từ giáo viên và dựa trên các khóa học dành cho phụ huynh theo phương pháp Shichida được cung cấp trên website chính thức của Viện. Việc luyện tập thường xuyên và đều đặn không chỉ giúp Con củng cố kiến thức mà còn đóng vai trò chủ chốt trong việc phát huy tối đa tiềm năng và thúc đẩy sự phát triển toàn diện của học viên. Phụ huynh hãy kiên trì đồng hành cùng Con, tạo môi trường học tập tích cực và thân thiện ngay tại gia đình để Con tiếp thu bài học một cách hiệu quả nhất.
Sổ Theo Dõi, Nhật Ký Shichida: Sổ nhật ký Shichida là công cụ quan trọng giúp ghi chép lại quá trình phát triển của học viên theo từng tuần. Phụ huynh cần ghi nhận sự tiến bộ của Con vào sổ nhật ký hoặc trao đổi thông tin qua các kênh liên lạc chính thức với giáo viên và Viện. Khi đưa Con đến Viện, phụ huynh hãy gửi sổ nhật ký cho giáo viên ngay đầu buổi học. Sau mỗi buổi học, giáo viên sẽ sử dụng lời lẽ tích cực để ghi lại nhận xét về quá trình học tập của Con, nhằm lưu giữ những kỷ niệm đẹp cho học viên. Trong tuần tiếp theo, phụ huynh có thể bổ sung ý kiến, nhận xét hoặc quan sát của mình vào sổ. Khi Con lớn lên, Con sẽ có cơ hội đọc lại những lời nhắn nhủ yêu thương, thể hiện sự quan tâm của phụ huynh dành cho mình.
Bên cạnh việc ghi chép, Con còn có thể dán Sticker (nhãn dán) do giáo viên trao tặng vào sổ như phần thưởng nhỏ, ghi nhận sự tham gia tích cực của Con trong các hoạt động trên lớp. Khi sổ nhật ký sử dụng hết, phụ huynh cần thông báo với giáo viên hoặc bộ phận lễ tân để Viện cấp phát sổ mới cho Con. Nếu phụ huynh làm mất sổ nhật ký của Con, phụ huynh có trách nhiệm mua lại sổ mới theo đúng quy định của Viện.
3.5. Theo Dõi Số Buổi Học
Mỗi khóa học gồm 10 (mười) buổi sẽ được hoàn thành trong vòng 10 (mười) tuần liên tiếp, tính từ ngày buổi học đầu tiên bắt đầu. Việc theo dõi số buổi học còn lại một cách minh bạch, chính xác đồng thời cũng là trách nhiệm của phụ huynh. Viện có quyền và nghĩa vụ kiểm tra và đối chiếu dữ liệu về số buổi học còn lại do phụ huynh cung cấp với dữ liệu lưu trữ tại Viện để đảm bảo tính chính xác.
Để đảm bảo minh bạch, phụ huynh nên thường xuyên trao đổi thông tin về số buổi học còn lại qua kênh liên lạc chính thức, website, hoặc email với giáo viên. Cách làm hiệu quả nhất là phụ huynh chủ động gửi xác nhận về số buổi học còn lại theo tuần hoặc theo tháng và nhận phản hồi xác nhận từ giáo viên. Việc này giúp tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp không đáng có, đảm bảo học viên được học tập liên tục và đạt kết quả tốt nhất.
3.6. Học Bù
Viện Giáo dục Shichida cho phép học viên được học bù tối đa 10% (mười phần trăm) tổng số buổi học đã đăng ký trong mỗi kỳ học. Cụ thể, với khóa học gồm 10 (mười) buổi, học viên chỉ được học bù tối đa 01 (một) buổi cho mỗi kỳ.
Buổi học bù sẽ không được tổ chức vào thời gian trùng với lớp học chính thức và cũng không được chuyển sang kỳ học tiếp theo. Học viên chỉ được sắp xếp học bù nếu vắng mặt vì lý do sức khỏe của bản thân hoặc phụ huynh đi cùng, và phụ huynh cần thông báo trước cho Viện. Nếu giáo viên đã sắp xếp học bù 02 (hai) lần mà phụ huynh không xác nhận việc đưa học viên đi học, buổi học bù sẽ bị hủy và không được sắp xếp lại.
Nếu phụ huynh đã xác nhận tham gia lớp học bù nhưng sau đó vì bất kỳ lý do gì không đưa học viên đến lớp, buổi học bù đó sẽ bị hủy và không được bù lại. Buổi học bù có thể được tổ chức vào bất kỳ thời điểm nào có lớp phù hợp với học viên, bao gồm cả ngày trong tuần hoặc cuối tuần, tại bất kỳ cơ sở nào thuộc Viện Giáo dục Shichida. Học viên có thể học với giáo viên phù hợp (không nhất thiết là giáo viên chính thức của lớp), theo giáo trình phù hợp và dựa trên điều kiện thực tế của Viện tại thời điểm tổ chức.
Các buổi học bù sẽ không được hoàn trả và hoàn phí trong bất cừ hoàn cảnh nào.
3.7. Bảo Lưu
Nếu phụ huynh có ý định tạm ngừng việc học của con, phụ huynh bắt buộc phải thực hiện đầy đủ thủ tục “Đăng ký bảo lưu” theo đúng quy định của Viện. Việc đăng ký này phải được hoàn tất trước khi học viên nghỉ học, nhằm đảm bảo quyền lợi cho học viên.
Viện cho phép mỗi học viên được bảo lưu tối đa 03 (ba) lần trong một năm. Điều này có nghĩa là phụ huynh chỉ được đăng ký bảo lưu cho con không quá ba lần mỗi năm học.
Thời gian bảo lưu tối thiểu là 02 (hai) tuần và tối đa là 03 (ba) tháng. Tuy nhiên, nếu thời gian bảo lưu vượt quá 04 (bốn) tuần, Viện sẽ không cam kết giữ chỗ cho học viên trong lớp cũ. Nếu phụ huynh bảo lưu quá 03 (ba) tháng mà không có thông báo tiếp theo cho Viện, các buổi học còn lại sẽ không được bảo lưu nữa và học viên có thể mất quyền học tiếp.
Phụ huynh cần gửi mẫu Đăng ký bảo lưu hoặc tin nhắn thông báo đến Viện ít nhất 24 (hai mươi bốn) giờ trước buổi học mà muốn bảo lưu. Nếu gửi muộn hơn thời gian này, yêu cầu bảo lưu có thể không được chấp thuận.
4. THÔNG TIN LIÊN LẠC
Việc phụ huynh cung cấp thông tin về quá trình phát triển của học sinh trong suốt thời gian học tập tại Viện Giáo dục Shichida là nghĩa vụ quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả phát triển năng lực và hình thành nhân cách cho học sinh. Hoạt động này được thực hiện trên cơ sở duy trì mối liên hệ thường xuyên, chặt chẽ, minh bạch giữa Viện và gia đình. Các phản hồi và thông tin của phụ huynh là căn cứ để Viện đánh giá sự tiến bộ của học sinh, phù hợp với định hướng, mục tiêu giáo dục do phương pháp Shichida đề ra. Việc trao đổi, liên lạc này đồng thời định hướng cho sự thay đổi về thái độ, nhận thức của gia đình trong công tác giáo dục trẻ em, nhất quán với triết lý “Yêu thương – Khen ngợi – Nhìn nhận”. Phụ huynh có trách nhiệm ghi nhận và động viên kịp thời mọi nỗ lực của học sinh, thể hiện sự khen ngợi, hỗ trợ bằng tình cảm chân thành, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn chuyên môn của giáo viên nhằm đảm bảo hiệu quả giáo dục tối ưu, thông qua các kênh liên lạc chính thức, hiệu quả. Để đảm bảo thông tin trao đổi được thực hiện đa chiều, minh bạch, có kiểm soát, dưới đây là các kênh liên lạc được áp dụng.
4.1. Kênh Liên Lạc Chính Thức
Là các kênh liên lạc được Viện sử dụng để trao đổi với phụ huynh với thời gian phản hồi nhanh nhất có thể, bao gồm nhưng không giới hạn tại các kênh sau: kênh liên hệ trực tuyến và công bố trên website chính thức www.shichida.edu.vn, đường dây nóng 0938989771 hoặc số điện thoại được cập nhật trên website, email: thongtin@shichida.edu.vn. Phụ huynh có quyền đến trực tiếp các trung tâm của Shichida trong thời gian làm việc được công bố chính thức trên website để liên hệ trực tiếp với cán bộ, nhân viên của Viện.
Đối với các phản hồi hoặc yêu cầu liên quan đến quá trình học tập của học sinh tại Viện Giáo dục Shichida, phụ huynh bắt buộc sử dụng các kênh thông tin liên hệ chính thức đã nêu ở trên. Phụ huynh liên hệ bộ phận lễ tân để đăng ký tài khoản chính thức trên website của Viện. Thư mời đăng ký sẽ được gửi qua email mà phụ huynh xác nhận, xác thực, đã được định danh và kiểm tra thường xuyên.
Các kênh liên lạc chính thức có thể được ghi âm, ghi hình và lưu trữ để phục vụ mục đích nâng cao chất lượng, kiểm tra và có thể dùng làm bằng chứng giao nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền.
4.2. Kênh Liên Lạc Chính Thức Thứ Cấp
Bao gồm Facebook Messenger, Zalo và các kênh liên lạc khác có thể được thay đổi và được công bố cập nhật trên website chính thức của Viện.
4.3. Thời Gian Phản Hồi Tiêu Chuẩn
Đối với các trường hợp khẩn cấp, Viện sẽ phản hồi phụ huynh trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của phụ huynh. Đối với các trường hợp khẩn cấp nhưng cần bổ sung thông tin, Viện sẽ phản hồi trong thời gian 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin. Đối với các trường hợp không khẩn cấp, Viện sẽ phản hồi trong thời gian 14 (mười bốn) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin.
Việc sử dụng MS Teams của Viện Giáo dục Shichida tuân thủ theo các quy tắc ứng xử riêng dựa trên văn hóa xây dựng, đóng góp tích cực. Mọi phát ngôn, nhận xét đều được kiểm soát và điều chỉnh phù hợp. Mọi hành vi vi phạm chính sách thông tin liên lạc trên MS Teams phải tuyệt đối tuân thủ pháp luật về bảo mật thông tin, đặc biệt đối với trẻ em dưới 18 tuổi. Nếu phụ huynh vi phạm các điều khoản sử dụng MS Teams của Viện và bị loại bỏ khỏi nền tảng này, đồng nghĩa với việc Viện không thể liên lạc chính thức với phụ huynh. Nếu tình trạng không thể liên lạc chính thức với phụ huynh kéo dài quá 03 (ba) tháng, Viện có quyền xem xét kích hoạt điều khoản chấm dứt dịch vụ.
5. GIÁ VÀ HỌC PHÍ
Toàn bộ bảng giá, học phí của các dịch vụ và sản phẩm do Viện Giáo dục Shichida cung cấp đều được công bố công khai, minh bạch trên website chính thức của Viện tại địa chỉ: www.shichida.edu.vn. Trong trường hợp phát sinh bất kỳ khoản phí bổ sung nào trong quá trình giao dịch, bao gồm cả phí từ bên thứ ba, Viện sẽ chủ động thông báo tới Phụ huynh thông qua các kênh liên lạc chính thức đã được quy định. Việc thanh toán các khoản phí phát sinh này chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý rõ ràng, xác nhận bằng văn bản hoặc hình thức điện tử hợp lệ từ cả hai bên: Phụ huynh và Viện. Khi thực hiện thanh toán, Phụ huynh mặc nhiên xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý hoàn toàn với chính sách giá, chính sách không hoàn phí, cũng như toàn bộ các điều khoản, điều kiện công khai về việc sử dụng dịch vụ và sản phẩm của Viện, được đăng tải công khai trên website chính thức của Viện tại mọi thời điểm.
Đối với tất cả các dịch vụ của Viện, chính sách không hoàn phí được áp dụng nghiêm ngặt: sau khi Phụ huynh đã hoàn thành việc đóng phí, Viện không giải quyết hoàn trả học phí với bất kỳ lý do nào, ngoại trừ các trường hợp đặc biệt vì mục đích nhân đạo hoặc đối với các lớp Trẻ Đặc Biệt, khi Phụ huynh có thỉnh cầu chính đáng, cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân theo yêu cầu để Viện xem xét. Viện cam kết không yêu cầu, không ép buộc Phụ huynh đóng tiền trong bất cứ trường hợp nào mà không có sự tự nguyện. Quyết định đóng học phí hoàn toàn thuộc về Phụ huynh, dựa trên nguyên tắc tự nguyện và sau khi đã đồng ý với toàn bộ các điều khoản, điều kiện trong thỏa thuận này.
Đối với học sinh đang theo học, để xác nhận việc đăng ký tiếp tục và đảm bảo quyền giữ chỗ, Phụ huynh có trách nhiệm hoàn thành việc thanh toán toàn bộ học phí cho các buổi học mới chậm nhất trước thời điểm hai buổi học chính cuối cùng của con. Việc không thực hiện đúng quy định về thời gian thanh toán có thể dẫn đến việc mất quyền giữ chỗ, và Viện không chịu trách nhiệm giải quyết các tranh chấp phát sinh do vi phạm quy định này.
Khi thanh toán qua website chính thức của Viện, các hóa đơn sẽ được tự động lưu trữ trong tài khoản cá nhân của Phụ huynh trên hệ thống và sẽ được gửi về địa chỉ email mà Phụ huynh đã sử dụng để đăng ký tài khoản khi có yêu cầu. Phụ huynh có trách nhiệm đánh dấu tài khoản email của Viện là địa chỉ tin cậy trong hòm thư của mình, đồng thời thường xuyên kiểm tra cả hộp thư rác và các thư mục khác để tránh trường hợp bỏ lỡ hoặc xóa nhầm các thông báo, hóa đơn quan trọng từ Viện. Mọi tranh chấp phát sinh do việc không nhận được email vì lý do Phụ huynh không thực hiện đúng khuyến nghị này sẽ không thuộc trách nhiệm giải quyết của Viện.
6. BẢO MẬT
Viện Giáo dục Shichida là chủ sở hữu hợp pháp các bí quyết kinh doanh, quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp, phương pháp giảng dạy Shichida cũng như các thông tin khác (sau đây gọi chung là “Thông tin Bản Quyền”). Viện đã mua bản quyền và có trách nhiệm tuyệt đối trong việc bảo vệ quyền sở hữu đối với Thông tin Bản Quyền. Phụ huynh và học sinh khi tham gia các khóa học tại Viện sẽ có cơ hội tiếp cận Thông tin Bản Quyền của Viện.
Nghĩa vụ bảo mật của Phụ huynh bao gồm cả người thân của Phụ huynh hoặc cá nhân liên quan, dù chỉ đề cập đến Phụ huynh trong văn bản, khi những người này đến Viện tham gia các buổi học cùng học sinh. Các bên đều mong muốn duy trì sự bảo mật đối với các thông tin được Viện tiết lộ cho Phụ huynh và ngược lại, phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam và quốc tế.
6.1. Thông tin Bản Quyền
Được hiểu là toàn bộ thông tin liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ, phương pháp Shichida, cấu trúc công ty, quản lý, hoạt động, kỹ thuật, bí quyết, chương trình, khách hàng, tài khoản, và thông tin cá nhân của nhân sự điều hành mà Viện tiết lộ hoặc cung cấp cho Phụ huynh dưới bất kỳ hình thức nào (bao gồm tài liệu, bản vẽ, thư điện tử, phương tiện truyền thông ghi âm, trao đổi bằng miệng, v.v…).
Ngoại trừ: Các thông tin được Viện xác nhận bằng văn bản là không thuộc phạm vi Thông tin Bản Quyền, bao gồm: Thông tin sở hữu trí tuệ mà Phụ huynh đã đăng ký sở hữu tại thời điểm Viện tiết lộ cho Phụ huynh. Phụ huynh có trách nhiệm chứng minh quyền sở hữu, nếu không có chứng cứ thì không được xem là sở hữu thông tin đó. Thông tin đã thuộc phạm vi công cộng tại thời điểm Viện tiết lộ cho Phụ huynh. Thông tin trở thành thông tin công cộng sau khi được Viện tiết lộ cho Phụ huynh, nhưng không liên quan đến Phụ huynh. Thông tin được tiết lộ theo yêu cầu của pháp luật, quy định, cơ quan chính phủ hoặc tòa án có thẩm quyền.
Toàn bộ giáo trình, tài liệu, giáo cụ, bài hát, và nội dung bài giảng tại Viện đều thuộc bản quyền hợp pháp của Viện Giáo dục Shichida Nhật Bản và Shichida Việt Nam.
6.2. Duy trì sự bảo mật
Viện cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin cá nhân của Phụ huynh và học sinh (Họ tên, ngày sinh, số điện thoại, hình ảnh, kết quả học tập). Hình ảnh/Video của học sinh trong các hoạt động của Viện chỉ được sử dụng cho mục đích truyền thông khi có sự đồng ý trước (bằng văn bản/đánh dấu chọn) từ phía Phụ huynh. Chúng tôi không mua bán, trao đổi dữ liệu khách hàng cho bất kỳ bên thứ ba nào, ngoại trừ trường hợp có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Phụ huynh không được tiết lộ hoặc để lộ Thông tin Bản Quyền do Viện cung cấp cho bất kỳ cá nhân hoặc bên thứ ba nào mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của Viện. Trường hợp Viện cho phép tiết lộ bằng văn bản, cá nhân hoặc bên thứ ba đó phải tuân thủ các nghĩa vụ và trách nhiệm như Phụ huynh trong thỏa thuận này.
Pháp luật nghiêm cấm mọi hành vi sao chép, phát tán, chia sẻ lên mạng xã hội, hoặc sử dụng tài liệu của Shichida cho mục đích thương mại hay giảng dạy tại nơi khác mà không có sự đồng ý bằng văn bản của Viện.
Đối với Thông tin Bản Quyền mà Viện chia sẻ hoặc Phụ huynh biết được, dù vô tình hay cố ý, Phụ huynh không được sử dụng cho mục đích kinh doanh liên quan hoặc đăng ký một phần hoặc toàn bộ quyền sở hữu trí tuệ của Viện tại Việt Nam hay tại bất kỳ quốc gia, khu vực nào.
Phụ huynh không được quay phim, chụp hình, ghi âm hoặc sử dụng bất kỳ phương tiện nào khác để sao chép Thông tin Bản Quyền của Viện mà không có sự cho phép bằng văn bản từ Viện. Phụ huynh phải tuân thủ các nội quy, chính sách, quy định hành xử và các quy định tại địa điểm kinh doanh của Viện.
Viện có quyền đơn phương chấm dứt việc cung cấp dịch vụ và không hoàn phí nếu phát hiện Phụ huynh vi phạm các quy định về sở hữu trí tuệ này. Ngoài ra, Phụ huynh không được thực hiện bất kỳ hành động hoặc quyền nào có thể gây ảnh hưởng xấu đến tài sản trí tuệ của Viện liên quan đến hoạt động, quản lý và xúc tiến bán hàng mà không có sự chấp thuận của Viện. Nếu xảy ra, dù ở mức độ nào, Phụ huynh sẽ bị xem là vi phạm thỏa thuận này.
6.3. Bồi thường thiệt hại
Nếu Phụ huynh vi phạm các điều khoản trong thỏa thuận này, Viện có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại thông qua tòa án hoặc thỏa thuận bồi thường giữa các bên. Tùy theo mức độ thiệt hại, hành vi vi phạm có thể dẫn đến việc khởi kiện vụ án hành chính, dân sự hoặc hình sự.
6.4. Hoàn trả
Nếu Viện có bất kỳ phương tiện liên quan đến Thông tin Bản Quyền và có yêu cầu hoàn trả, Phụ huynh phải hoàn trả kịp thời. Quy định này có hiệu lực tại mọi thời điểm, bất kể hiệu lực của thỏa thuận này.
7. QUYỀN RIÊNG TƯ
Viện Giáo dục Shichida Việt Nam hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của Phụ huynh và Con. Chính sách này minh bạch hóa cách thức chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ thông tin của gia đình khi sử dụng dịch vụ tại hệ thống của chúng tôi để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành (Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân).
7.1. Loại Thông Tin Được Thu Thập
Để đảm bảo trải nghiệm giáo dục tốt nhất và an toàn nhất cho trẻ, chúng tôi sẽ thu thập các nhóm thông tin sau:
a. Thông tin của Phụ huynh/Người giám hộ: Họ và tên, CMND/CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ cư trú, số điện thoại, địa chỉ email, nghề nghiệp, và thông tin thanh toán/tài khoản ngân hàng.
b. Thông tin của Học sinh (Trẻ em): Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, giấy khai sinh.
c. Thông tin Sức khỏe & Tâm lý của Trẻ: Tiền sử bệnh lý, dị ứng (thức ăn, thời tiết...), các lưu ý đặc biệt về thể chất và tâm lý để giáo viên có biện pháp chăm sóc phù hợp tại lớp.
d. Hồ sơ Học tập: Kết quả đánh giá định kỳ, biểu đồ phát triển, ghi chú của giáo viên về sự tiến bộ của bé.
e. Dữ liệu Hình ảnh/Âm thanh: Hình ảnh, video của bé và phụ huynh trong quá trình tham gia lớp học hoặc các sự kiện ngoại khóa do Viện tổ chức (chỉ thu thập và sử dụng khi có sự đồng ý riêng biệt của Phụ huynh).
7.2. Mục Đích Thu Thập và Xử Lý Dữ Liệu
Viện cam kết chỉ sử dụng thông tin cá nhân cho các mục đích hợp pháp và cần thiết sau đây:
a. Cung cấp dịch vụ giáo dục: Xếp lớp, thiết kế lộ trình học tập, theo dõi sự tiến bộ và cấp chứng nhận hoàn thành khóa học cho bé.
b. Liên lạc và Hỗ trợ: Gửi thông báo về lịch học, học phí, sự kiện, cập nhật tình hình học tập của bé, hoặc liên hệ khẩn cấp trong các trường hợp liên quan đến sức khỏe, an toàn của bé tại Viện.
c. Nâng cao chất lượng: Đánh giá nội bộ, đào tạo giáo viên và cải tiến phương pháp giảng dạy dựa trên dữ liệu học tập chung.
d. Marketing và Truyền thông: Gửi thông tin về các khóa học mới, hội thảo, ưu đãi (Phụ huynh có quyền từ chối nhận các tin nhắn này bất cứ lúc nào). Hình ảnh của bé chỉ được dùng để truyền thông nếu Phụ huynh đã ký form "Đồng ý sử dụng hình ảnh".
7.3. Chia Sẻ và Cung Cấp Dữ Liệu
Viện cam kết không bán, cho thuê hay trao đổi dữ liệu cá nhân của gia đình cho bất kỳ bên thứ ba nào vì mục đích thương mại. Thông tin chỉ được chia sẻ trong các trường hợp giới hạn sau:
a. Nội bộ hệ thống Shichida: Cung cấp cho Ban giám đốc, Giáo viên và nhân viên giáo vụ trực tiếp phụ trách bé. Dữ liệu cũng có thể được báo cáo (dưới dạng ẩn danh hoặc tổng hợp) về Viện Giáo dục Shichida Nhật Bản để kiểm định chất lượng toàn cầu.
b. Đối tác cung cấp dịch vụ: Các đối tác công nghệ (quản lý phần mềm giáo dục, cổng thanh toán) có ký kết Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) nghiêm ngặt với chúng tôi.
c. Yêu cầu pháp lý: Cung cấp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.
7.4. Thời Gian Lưu Trữ và Bảo Mật
Lưu trữ: Dữ liệu cá nhân sẽ được lưu trữ trong suốt quá trình bé theo học tại Viện và một khoảng thời gian nhất định sau khi bé nghỉ học nhằm phục vụ công tác tra cứu hồ sơ cũ (thường là 01 - 03 năm) hoặc theo yêu cầu của pháp luật.
Bảo mật: Chúng tôi áp dụng các biện pháp an ninh kỹ thuật và vật lý chặt chẽ (mật khẩu, mã hóa, giới hạn quyền truy cập hồ sơ giấy) để bảo vệ dữ liệu khỏi các rủi ro mất mát, lạm dụng hoặc truy cập trái phép.
7.5. Quyền của Phụ Huynh và Viện Đối Với Dữ Liệu
Phụ huynh (với tư cách là chủ thể dữ liệu và người đại diện hợp pháp cho trẻ em) có đầy đủ các quyền sau:
a. Quyền tiếp cận và chỉnh sửa: Yêu cầu xem lại hồ sơ học tập, thông tin cá nhân của bé và yêu cầu cập nhật, chỉnh sửa nếu có sai sót.
b. Quyền rút lại sự đồng ý: Bất cứ lúc nào, Phụ huynh có thể yêu cầu chúng tôi ngừng sử dụng hình ảnh/video của bé cho mục đích truyền thông, hoặc ngừng gửi email/tin nhắn quảng cáo.
c. Quyền yêu cầu xóa dữ liệu: Yêu cầu hủy bỏ hồ sơ cá nhân của gia đình trên hệ thống sau khi đã chấm dứt việc sử dụng dịch vụ tại Viện (trừ những dữ liệu bắt buộc phải lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, Thuế).
Để thực hiện các quyền này, Quý Phụ huynh vui lòng gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc email đến Bộ phận Chăm sóc Khách hàng của chúng tôi hoặc qua các kênh liên lạc chính thức được công bố trên website.
Việc phụ huynh chia sẻ hình ảnh, nội dung trên các kênh mạng xã hội, nền tảng điện tử, email, hoặc gửi tin nhắn có liên kết với Viện (tagging) được coi là sự đồng ý về mặt pháp lý cho phép Viện sử dụng hình ảnh, nội dung đó nhằm mục đích truyền thông công cộng trên kênh liên quan và các kênh truyền thông đại chúng của Viện. Các hình ảnh, video, nội dung mà phụ huynh chia sẻ hoặc được Viện ghi lại sẽ thuộc phạm vi sử dụng theo quy định tại thỏa thuận này.
Viện Giáo Dục Shichida cam kết không sử dụng hình ảnh được phép cho các mục đích xúc phạm danh dự, nhân phẩm, xuyên tạc sự thật của các cá nhân xuất hiện trong hình ảnh. Thỏa thuận này không làm ảnh hưởng hoặc vi phạm các quy định về bảo mật đã được nêu trong thỏa thuận này. Bản quyền hình ảnh thuộc quyền sở hữu của Viện Giáo Dục Shichida Việt Nam. Việc cá nhân phát tán hình ảnh này trên các kênh thông tin thứ cấp mà không có sự đồng ý của Viện Giáo Dục Shichida và không trích dẫn nguồn sẽ bị xem là vi phạm bản quyền.
8. CHỐNG LẠM DỤNG, AN NINH VÀ GIÁM SÁT
Viện Giáo dục Shichida tin rằng để cung cấp chất lượng giáo dục tốt nhất cho trẻ, đội ngũ nhân viên và giáo viên phải được làm việc trong một môi trường an toàn, không có bạo lực, sự đe dọa hay quấy rối. Chính sách này được thiết lập nhằm bảo vệ danh dự, sức khỏe thể chất và tinh thần của toàn thể nhân viên và đối tác làm việc tại Viện.
8.1. Không Khoan Nhượng Cho Hành Vi Lạm Dụng
Viện áp dụng nguyên tắc Không Khoan Nhượng đối với bất kỳ hành vi lạm dụng, bạo lực hoặc thiếu tôn trọng nào hướng tới nhân viên, giáo viên, hay nhân viên dịch vụ từ phía Phụ huynh, người nhà học sinh, khách viếng thăm hoặc chính các đồng nghiệp. Các hành vi được xem là vi phạm pháp luật và nghiêm cấm tuyệt đối:
a. Bạo lực ngôn từ: La mắng, chửi bới, sử dụng ngôn từ xúc phạm, miệt thị, đe dọa hoặc có thái độ hung hăng đối với nhân viên đang làm nhiệm vụ.
b. Bạo lực thể chất: Xô xát, túm áo, hành hung, ném đồ vật hoặc bất kỳ hành động nào đe dọa đến an toàn thân thể của nhân viên.
c. Quấy rối: Các hành vi quấy rối tình dục, quấy rối qua tin nhắn/điện thoại ngoài giờ làm việc, hoặc cố tình làm mất uy tín cá nhân của nhân viên trên mạng xã hội.
8.2. Quy Trình An Ninh Bảo Vệ Nhân Viên
Hệ thống an ninh được thiết kế để tạo ra các "vùng đệm an toàn", giúp nhân viên kiểm soát tình hình và tránh phải đối mặt trực tiếp với các rủi ro an ninh.
Phân luồng và Kiểm soát khu vực làm việc: Các lớp học và khu vực văn phòng của giáo viên là "Khu vực hạn chế" (Restricted Areas). Phụ huynh và khách chỉ được phép ở khu vực Sảnh chờ (Lobby/Reception) hoặc phòng tiếp khách chỉ định. Không ai được phép tự ý xông vào khu vực làm việc của nhân viên khi chưa có sự đồng ý.
Hỗ trợ an ninh khẩn cấp: Nhân viên lễ tân và các khu vực trọng yếu được trang bị hệ thống liên lạc nội bộ khẩn cấp. Trong trường hợp Phụ huynh hoặc khách viếng thăm có dấu hiệu mất bình tĩnh và hung hăng, nhân viên có quyền từ chối tiếp tục trao đổi, lùi về khu vực an toàn và gọi hỗ trợ từ Đội An ninh hoặc Ban Quản lý.
Quyền từ chối phục vụ: Nhân viên có quyền lịch sự từ chối cung cấp dịch vụ hoặc yêu cầu khách rời khỏi khuôn viên Viện nếu người đó có hành vi đe dọa, xúc phạm hoặc vi phạm các tiêu chuẩn ứng xử.
8.3. Hệ Thống Camera
Hệ thống camera không chỉ để giám sát an toàn cho học sinh mà còn là công cụ pháp lý quan trọng để bảo vệ nhân viên khỏi những cáo buộc vô căn cứ hoặc các tình huống tranh chấp.
Bằng chứng khách quan: Camera ghi hình liên tục tại sảnh, hành lang, phòng tiếp khách và phòng học giúp ghi lại toàn bộ sự việc. Khi có khiếu nại, cáo buộc sai lệch hoặc xung đột xảy ra, dữ liệu CCTV sẽ là bằng chứng minh bạch để bảo vệ sự trong sạch và uy tín của nhân viên.
Ngăn ngừa hành vi quá khích: Sự hiện diện của camera giám sát tại các khu vực tiếp đón giúp răn đe, giảm thiểu nguy cơ xảy ra các hành vi mất kiểm soát từ phía khách viếng thăm.
Cam kết bảo mật dữ liệu nhân viên: Dữ liệu camera chỉ được trích xuất bởi cấp Quản lý có thẩm quyền nhằm mục đích giải quyết sự cố, bảo vệ quyền lợi nhân viên. Tuyệt đối không cung cấp dữ liệu hình ảnh nội bộ cho bên thứ ba hoặc phụ huynh nếu không có quy trình đối soát rõ ràng nhằm bảo vệ danh dự của người lao động.
8.4. Cơ Chế Báo Cáo và Xử Lý Sự Cố
Viện Shichida cam kết đồng hành và bảo vệ nhân viên đến cùng trong mọi tình huống bị đe dọa hoặc lạm dụng.
Kênh báo cáo an toàn: Nhân viên bị bạo hành, đe dọa (cả trực tiếp lẫn qua mạng) cần ngay lập tức báo cáo cho Quản lý trực tiếp và Bộ phận Nhân sự. Thông tin sẽ được bảo mật tuyệt đối để tránh sự trả đũa.
Hỗ trợ tâm lý và pháp lý: Tùy mức độ nghiêm trọng, Viện sẽ cung cấp hỗ trợ tâm lý cho nhân viên bị ảnh hưởng. Nếu có hành vi bạo hành thể chất hoặc đe dọa tính mạng, Viện sẽ trực tiếp đứng ra làm việc với cơ quan Công an và hỗ trợ nhân viên các thủ tục pháp lý cần thiết.
Xử lý đối với khách hàng vi phạm: Khách hàng, Phụ huynh có hành vi lạm dụng nhân viên sẽ bị lập biên bản cảnh cáo. Trong trường hợp nghiêm trọng, Viện Shichida có quyền từ chối cung cấp dịch vụ vĩnh viễn đối với gia đình đó và yêu cầu các cơ quan chức năng can thiệp để bảo vệ an toàn cho tổ chức và người lao động.
9. MIỄN TRỪ TRÁCH NHIỆM
Viện Giáo Dục Shichida Việt Nam, các đơn vị liên kết, cũng như toàn bộ nhân sự hiện tại hoặc đã từng làm việc tại Viện, bao gồm các giám đốc, nhân viên, người đại diện (sau đây gọi chung là "Đối Tác của Shichida"), không thực hiện, không tư vấn, không xác nhận, không giới thiệu và không kê đơn bất kỳ sản phẩm, phương pháp trị liệu hoặc dịch vụ nào được xem là biện pháp phòng ngừa hoặc điều trị cho bất kỳ bệnh lý thể chất hoặc tâm thần nào. Mọi thông tin được Đối Tác của Shichida cung cấp không mang tính chất tư vấn y khoa và không được sử dụng cho mục đích y khoa dưới bất kỳ hình thức nào.
Viện Giáo Dục Shichida chỉ cung cấp các thông tin liên quan đến sức khỏe phục vụ mục đích giáo dục, nhằm hỗ trợ phụ huynh phối hợp với các chuyên viên y tế mà phụ huynh đã lựa chọn. Việc trao đổi trực tiếp với bác sĩ hoặc chuyên viên y tế là bắt buộc để xác định các thông tin phù hợp dựa trên độ tuổi, dân tộc, lịch sử sức khỏe, triệu chứng, kết quả xét nghiệm, các liệu trình (bao gồm chủng ngừa và thuốc kê toa), nhằm đảm bảo các biện pháp tốt nhất trước và trong quá trình tham gia lớp học tại Viện. Các thông tin được cung cấp tại lớp học không thay thế cho việc chẩn đoán hoặc tư vấn y khoa của bác sĩ hoặc chuyên viên y tế của phụ huynh.
Phụ huynh có trách nhiệm chủ động xem xét và trao đổi tất cả các thông tin do Viện cung cấp với các chuyên viên y tế của mình để xác định thông tin hoặc hành động phù hợp dựa trên lịch sử y tế, thuốc đang sử dụng, kết quả xét nghiệm và tình trạng sức khỏe cá nhân. Phụ huynh cam kết không bỏ qua hoặc trì hoãn việc tham khảo ý kiến chuyên môn y khoa vì bất kỳ thông tin nào nhận được từ Viện.
Phụ huynh tự chịu trách nhiệm cho việc quyết định mua sản phẩm, lựa chọn dịch vụ hoặc trị liệu y khoa, sử dụng đơn thuốc hoặc thực hiện chủng ngừa. Thông tin y khoa có thể thay đổi nhanh chóng, vì vậy mọi thông tin, dù xuất phát từ bất kỳ nguồn nào, đều có thể trở nên không còn chính xác theo thời gian.
Phụ huynh cần luôn tham khảo ý kiến chuyên môn của các chuyên viên y tế khi có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc tham gia lớp học tại Viện. Phụ huynh tuyệt đối không được bỏ qua hoặc trì hoãn việc tham khảo ý kiến y khoa vì những thông tin nhận được tại Viện.
Khi tham gia giao dịch và sử dụng dịch vụ, sản phẩm của Viện, Phụ huynh xác nhận và đồng ý rằng Viện được miễn trừ hoàn toàn mọi trách nhiệm pháp lý đối với bất kỳ hậu quả bất lợi nào phát sinh từ việc phụ huynh sử dụng thông tin do Viện cung cấp, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc hiểu sai, hiểu nhầm hoặc áp dụng thông tin. Phụ huynh cam kết tự chịu mọi rủi ro liên quan đến việc chăm sóc sức khỏe cá nhân, bao gồm cả rủi ro tài chính. Khi sử dụng các dịch vụ và sản phẩm của Viện, phụ huynh đồng ý từ bỏ, miễn trừ và bảo vệ Viện, các tổ chức liên kết, cùng các viên chức, giám đốc, nhân viên hiện tại và trước đây của Viện khỏi mọi khiếu nại pháp lý, quyền hoặc lý do khởi kiện liên quan đến thông tin Viện cung cấp. Sự miễn trừ này bao gồm, nhưng không giới hạn ở mọi tổn thương cá nhân, tổn thất về thân thể hoặc tài sản.
10. NGƯNG, CHẤM DỨT DỊCH VỤ, LIÊN LẠC
Viện Giáo Dục Shichida bảo lưu quyền tạm ngưng hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ đối với phụ huynh trong trường hợp phụ huynh vi phạm bất kỳ quy định, điều khoản hoặc chính sách nào đã được công bố chính thức trên trang thông tin điện tử của Viện. Ngoài ra, Viện có quyền tạm ngưng hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ nếu tại thời điểm đó Viện không đảm bảo đủ nguồn lực nội bộ để duy trì việc cung cấp dịch vụ cho phụ huynh. Trong tình huống này, học phí tương ứng với các buổi học còn lại (không bao gồm các buổi học bù) sẽ được hoàn trả cho phụ huynh thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng.
Trong trường hợp học sinh vắng mặt không có lý do chính đáng và Viện không thể liên hệ với phụ huynh qua hai phương thức liên lạc: (i) gọi điện thoại theo số điện thoại do phụ huynh đã cung cấp và sử dụng trước đây; (ii) nhắn tin hoặc gửi email đến địa chỉ email đã đăng ký tài khoản thanh toán và giao dịch với Viện, trong thời hạn mười lăm (15) ngày kể từ lần liên lạc cuối cùng, Viện có quyền đơn phương chấm dứt việc cung cấp dịch vụ mà không hoàn trả bất kỳ khoản chi phí nào cho phụ huynh. Đồng thời, các khoản phí hoặc nghĩa vụ tài chính chưa hoàn tất của phụ huynh sẽ được chuyển giao cho bộ phận pháp lý và/hoặc luật sư của Viện để thực hiện các thủ tục thu hồi theo quy định pháp luật hiện hành.
Trong trường hợp có bằng chứng xác thực về hành vi lạm dụng, đe dọa hoặc xâm phạm, Viện Giáo Dục Shichida và toàn thể cán bộ, nhân viên của Viện có quyền đơn phương chấm dứt mọi hình thức liên lạc với bên vi phạm ngay lập tức, đồng thời chuyển giao toàn bộ thông tin liên quan mà Viện thu thập được cho luật sư và/hoặc các cơ quan có thẩm quyền để thực hiện các biện pháp can thiệp cần thiết theo quy định của pháp luật. Các luật sư được Viện chỉ định chính thức có quyền đại diện cho Viện trong việc xử lý các vấn đề phát sinh liên quan. Mọi chi phí liên quan đến dịch vụ tư vấn pháp lý và luật sư sẽ do bên vi phạm pháp luật chịu trách nhiệm thanh toán hoặc được phân định theo quyết định của tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền.
11. CƠ SỞ PHÁP LÝ
Chính sách này là văn bản có giá trị pháp lý và được điều chỉnh bởi pháp luật hiện hành của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Chính sách này được ban hành, cập nhật và áp dụng giữa các bên có trách nhiệm pháp lý gồm Viện Giáo Dục Shichida (tên đăng ký là Công Ty TNHH Shichida) và phụ huynh học sinh. Phụ huynh khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của Viện có nghĩa vụ xác nhận các thông tin cung cấp là đúng sự thật, tuân thủ pháp luật Việt Nam và có quyền hợp pháp với tư cách là người giám hộ của học sinh. Phụ huynh cam kết thông báo kịp thời cho Viện về mọi thay đổi quan trọng liên quan đến các thông tin đã cung cấp. Người giám hộ phải có đầy đủ năng lực pháp lý, chịu trách nhiệm và nghĩa vụ đảm bảo an toàn, phát triển, hành vi của học sinh, đồng thời tuân thủ đầy đủ các thỏa thuận, quy định để hỗ trợ việc học tập của học sinh tại Viện.
Viện có quyền yêu cầu bản sao Giấy khai sinh của học sinh và căn cước công dân của người giám hộ để xác thực tính pháp lý của các thông tin phụ huynh cung cấp vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết. Thông tin pháp lý của Viện được công khai trên cổng thông tin điện tử của các cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký hoạt động pháp lý của tổ chức, doanh nghiệp và có thể được tra cứu bằng mã số định danh. Các thông tin phụ huynh cung cấp trong quá trình sử dụng dịch vụ và sản phẩm của Viện sẽ được ghi nhận vào Đơn đăng ký nhập học, đồng thời được lưu giữ như một phần không tách rời và quan trọng của văn bản này.
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, các bên có trách nhiệm hợp tác giải quyết tranh chấp trên tinh thần thiện chí và xây dựng. Nếu tranh chấp không thể giải quyết bằng thương lượng, Tòa án Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam sẽ là cơ quan có thẩm quyền giải quyết toàn bộ các vụ kiện liên quan. Trường hợp các quy định về bảo vệ sở hữu trí tuệ và bảo mật thông tin của pháp luật Việt Nam không phù hợp hoặc không tương thích với thông lệ quốc tế, pháp luật quốc tế sẽ được áp dụng.